Assistant accueil et en gestion administrative
A propos de nous
AFFECTATION
Le service commun de formations continue et par alternance (SEFCA) et plus précisément son département santé avec l’UMDPCS.
Mission proposée
En lien avec l’adjoint au responsable administratif, le responsable administratif et le directeur du SEFCA, le poste d’accueil et de Gestionnaire Administratif se charge de la gestion administrative quotidienne du service. Il traite les différentes Inscriptions Administratives (IA) & saisies vacations, dans le logiciel SAGHE. Il alimente en données d’exploitation le système d’information.
Activités principales :
Réaliser l’accueil physique, téléphonique pour informer, orienter & accompagner les divers publics de la FC (interne & externe) & assurer le lien entre ces usagers & les personnels du service, en établissant la communication entre eux
Traiter les mails, gérer l’adresse générique avec diffusion des réponses apportées aux différents interlocuteurs correspondants
Gérer le courrier ; le réceptionner, le distribuer aux intéressés & assurer la traçabilité (tableau de bord) & en assurer son suivi. Dispatcher les commandes suivant le destinataire concerné
Diffuser, réceptionner les dossiers d’IA & enregistrer ces dossiers. Editer ponctuellement des listes d’émargement vierges (demande des stagiaires)
Traiter, diffuser des informations internes & externes concernant le fonctionnement du service (oral & écrit)
Distribuer ces dossiers aux assistants de formations en charge de la formation concernée
Saisir des IA dans Apogée & gestion & suivi sous EUDONET
Gérer les contrats & conventions de formation : envoyer aux futurs stagiaires le dossier de formation continue, en assurer le retour & le pointage, établir les devis de formation, subsidiairement aux ingénieurs de formation, établir les contrats, conventions & avenants de formation, relancer les retardataires, suivi des dossiers & des émargements.
Editer, envoyer (recommandé avec AR) des attestations de réussite, relevés de notes & diplômes
Réaliser la liaison avec la facturation interne du service (dossiers partagés), gérer le règlement des frais IA & des frais de formation (chèques, espèces)
Etablir les attestations de suivi & d’assiduité, classement des dossiers, attestations de présence
Gestion des dossiers vacataires dans SAGHE :
Informer, accompagner les vacataires intervenants dans les formations, afin qu’ils puissent s’enregistrer & établir leurs dossiers vacataires
Pré-examiner les dossiers vacataires
Centraliser & saisir les heures prévisionnel des vacataires
Les valider auprès des Chargés d’ingénierie
Réajuster les heures réalisées
Faire valider auprès de la direction du SEFCA les tableaux de bord
Notre profil idéal
Diplôme classé au moins au niveau 3, baccalauréat souhaité
Connaissances
Cette fonction requiert une grande rigueur, une forte capacité de travail et une très bonne réactivité. Elle exige des connaissances pratiques en matière de formation continue, de la VAP et de la VAE ; de l’alternance associée à une connaissance de la diversité du public de la FC et des besoins de formation.
Techniques de communication et de secrétariat
Connaitre les programmes de financement de la formation
Une connaissance du milieu universitaire ou éducatif serait appréciée.
Compétences
Maitriser la réalisation de synthèses/ rapports/ documents et Gérer le système de classement
Maitriser la mise en œuvre des logiciels bureautiques courants (traitement de textes, tableur) pour concevoir et alimenter des tableaux de bord
Hiérarchiser l’importance des courriers, courriels et appels téléphoniques
Renseigner des logiciels métiers (Apogée inscription administrative, System Univ pour l’élaboration des contrats et conventions, logiciels partenaires AREF, KAIROS…)
Savoir-faire technique et méthodologique
Maîtriser les outils informatiques
Savoir-être
Capacité à travailler en équipe et aisance relationnelle
Avoir le sens du travail en équipe, de la communication et celui de la confidentialité
Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de disponibilité
CONTRAT – CONDITIONS D'EXERCICE
Prise de poste ou début de contrat prévisible : 19/01/2026
Contrat : catégorie C, CDD 1 an, renouvelable
Télétravail possible après période d’intégration
Rémunération : à partir de 1806 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel