Chargé des affaires institutionnelles

Dans le cadre des affaires institutionnelles, le PAJI garantit le fonctionnement du conseil d’administration. Il organise les élections universitaires, coordonne les opérations des différents services et gère le Comité Électoral Consultatif (CEC). Il assure également le suivi des statuts par le biais de la commission des statuts, gère et assure la légalité des délégations de signature et de pouvoir. Il gère les assurances, assure le circuit des contrats et des conventions, contrôle et assure le suivi des concessions de logement. Enfin, il met en œuvre l’archivage de la Maison de l’Université.

Pour ces questions, le pôle est en appui et sous l'autorité directe de la Présidence et de la Direction Générale des Services.

Dans ce cadre, le/la Chargé(e) des affaires institutionnelles contribue au pilotage juridique et institutionnel de l’UBE. Il/elle assure notamment :

• le fonctionnement institutionnel de l'établissement (en particulier la gestion du Conseil d’administration)

• la sécurité juridique de l'établissement

Il/elle a plus particulièrement en charge la gestion et le suivi de toutes les questions d’ordre institutionnel. Ainsi, dans le cadre de ses activités, il/elle :

• Prépare et assure le suivi du Conseil d’administration (CA)

  • Participer à l’élaboration de l’ordre du jour

  • Vérifier le respect des échéances

  • Gérer les convocations

  • Préparer les dossiers (Présidence, VP, DGS, Directeur PAJI, etc.)

  • Assister au CA et prendre des notes

  • Gérer la liste d’émargement, le quorum et comptabiliser les suffrages exprimés

  • Rédiger les délibérations

  • Assurer le contrôle de légalité (en lien avec le rectorat) et la publication des délibérations

  • Rédiger et mettre en forme le verbatim des débats du CA

Il/elle gère :

• les délégations et arrêtés à l’échelle de l’établissement : il établit et assure le suivi des délégations de signature, des délégations de pouvoir, des arrêtés

• les élections organisées au sein de l’UBE en lien avec la cellule juridique : pour les trois conseils centraux (CA, CFVU et CR), la présidence de l’université, les Conseils de composantes, les Instances diverses (CROUS, CNESER, etc)

• la gestion des concessions de logement : veille réglementaire, rédaction des nouvelles concessions de logement, validation en CA, calcul annuel des avantages en nature, des charges locatives annuelles, rédaction des conventions afférentes, correspondance avec les services de l’Etat, les services de l’établissement et les personnels logés.