Gestionnaire administratif Assistant de projet
A propos de nous
L’activité s’exercera au sein du service Réglementation et Gestion de l’Offre de Formation (RGOF) intégré au Pôle Formation.
Composé de 10 personnes, le service Réglementation et Gestion de l’Offre de Formation assure le bon déroulement des études et de la scolarité étudiante à l’Université Bourgogne Europe, depuis la candidature et l’admission des étudiants, et ce jusqu’à leur diplomation.
A ce titre, en conformité avec la réglementation et la politique définie par les instances de l’université, le service assure notamment :
le suivi et la publication de l’offre de formation,
la gestion des commissions et conseils,
le paramétrage et le suivi des applications nationales d’admission (Parcoursup – Mon Master),
le pilotage des dispositifs transversaux en lien avec les composantes (inscriptions, validation d’acquis, césure…)
le pilotage fonctionnel des applications métiers liés à la scolarité et l’offre de formation (Apogée – Pégase – eCandidat – Ametys).
Mission proposée
Participer au déploiement de l’application informatique dédiées à la scolarité : Pégase (en remplacement d’Apogée)
Gérer les agendas, suivre le calendrier et contrôler les échéances
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels…) aux activités dédiées aux projets et au pilotage fonctionnel du SI scolarité – offre de formation
Assurer la gestion administrative du projet, notamment diffuser les informations/demandes et répondre aux diverses sollicitations, lister les opérations à réaliser et en assurer le suivi et la synthèse des éléments
Rédiger les comptes-rendus des réunions notamment sur les différentes étapes des projets, les choix opérés
Renforcer le pilotage fonctionnel du SI scolarité-Offre de formation sur ses activités
Rédiger les procédures
Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion conformément aux procédures / instructions données
Paramétrer les outils en tenant compte des éléments définis
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les applications
Participer à la qualification des données, vérifier notamment la conformité des fiches formation
Assurer le transfert de compétences : se former aux outils et former, accompagner les utilisateurs
Assurer l’assistance aux utilisateurs
Assurer la gestion de l’édition des diplômes en lien avec les composantes et le Rectorat
Vérifier la conformité des diplômes, liste des diplômés ainsi que des suppléments au diplôme transmis
Transmission au Rectorat pour vérification / validation
Suivi des demandes et réponse aux composantes après validation du Rectorat.
Notre profil idéal
Baccalauréat au minimum dans le domaine du secrétariat, gestion administrative
Expérience souhaitable en gestion administrative
Connaissances
Connaître l'environnement professionnel (université, organisation des études, services de scolarité)
Maîtriser les outils bureautiques (Word – Excel…)
Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
La maîtrise ou la connaissance de Pégase et/ou d’Apogée serait un plus
Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir travailler en équipe
Savoir analyser et gérer les demandes d’information
Savoir gérer des informations et des données
Compétences comportementales
Sens de l’organisation
Autonomie, rigueur, fiabilité et sens du détail
Sens relationnel
CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE
Prise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026
Fin de contrat prévisible : 31/08/2027
CDD 12 mois, renouvelable, catégorie B
Temps complet
Télétravail possible après période d’intégration
Rémunération : de 1870 à 2067 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel
CANDIDATURE
Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation.
Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.
Date limite de candidature : 16/08/2026