Secrétaire (RGOF)
A propos de nous
L’activité s’exercera au sein du service Réglementation et Gestion de l’Offre de Formation (RGOF) intégré au Pôle Formation, sous la responsabilité de l’Adjoint à la Responsable de service.
Composé de 10 personnes, le service Réglementation et Gestion de l’Offre de Formation assure le bon déroulement des études et de la scolarité étudiante à l’Université Bourgogne Europe, depuis la candidature et l’admission des étudiants, et ce jusqu’à leur diplomation.
A ce titre, en conformité avec la réglementation et la politique définie par les instances de l’université, le service assure notamment :
le suivi et la publication de l’offre de formation
la gestion des commissions et conseils
le paramétrage et le suivi des applications nationales d’admission (Parcoursup – Mon Master)
le pilotage des dispositifs transversaux en lien avec les composantes (inscriptions, validation d’acquis, césure…)
le pilotage fonctionnel des applications métiers liés à la scolarité et l’offre de formation (Apogée – Pégase – eCandidat – Ametys).
Mission proposée
Participation à l’organisation des instances universitaires (conseils et commissions)
Enregistrer et suivre les procurations
Préparer, mettre en forme, reproduire et diffuser les dossiers
Participer à l’organisation des instances (logistique, matériel, listes d’émargement,…)
Rédaction de comptes-rendus et procès-verbaux de conseils et commissions
Reporter les présences et les procurations
Retranscrire les échanges
Synthétiser et mettre en forme les comptes-rendus et procès-verbaux
Travaux de secrétariat
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs
Classer et archiver des documents
Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des avis et délibérations des commissions et conseils
Enregistrer les commissions et conseils sur les agendas partagés
Soutien aux activités du service et du pôle
Assurer des opérations de gestion courante en lien avec les activités du service
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, tableau…), les reproduire et les diffuser
Participer aux réunions de service et aux actions collectives du pôle formation
Notre profil idéal
Niveau baccalauréat dans le domaine de formation secrétariat, gestion administrative
Expériences professionnelles souhaitables : secrétariat, gestion administrative
Connaissances
Connaître si possible l'environnement professionnel (université)
Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Teams, messagerie)
Savoir-faire
Bonne qualité rédactionnelle et orthographique
Capacité à restituer fidèlement des échanges sous forme de comptes-rendus ou de procès-verbaux
Aptitude à synthétiser les informations
Enregistrer et classer les documents
Utiliser les outils bureautiques
Rendre compte de son activité
Travailler en équipe
Savoir-être
Sens de l'organisation
Rigueur et réactivité
Capacité d’adaptation
Sens relationnel
Discrétion professionnelle
CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE
Prise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026
Fin de contrat prévisible : 31/08/2027
CDD 1 an, renouvelable, catégorie C
Temps incomplet (50%)
Télétravail possible après période d’intégration
Rémunération : 935 € brut mensuel
CANDIDATURE
Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.
Date limite de candidature : 16/08/2026