Assistant de gestion administrative
A propos de nous
Le Service de Formation Continue et par Alternance (SEFCA) développe, organise et gère les actions de formation tout au long de la vie au sein de l’Université Bourgogne Europe pour des publics variés : adultes en reprise d’études, salariés en formation continue, demandeurs d’emploi, alternants (contrats d’apprentissage ou de professionnalisation).
Les activités principales du service sont :
Mise en œuvre et gestion administrative des actions de formation continue et en alternance
Organisation des inscriptions administratives et suivi des stagiaires
Gestion réglementaires et financiers (conventions, financements, facturation)
Suivi des présences et émargements dans le respect des exigences des financeurs
Coordination avec les équipes pédagogiques et les composantes de formation
Accompagnement des publics (information, orientation, suivi)
Participation à la démarche qualité (certification Qualiopi…)
Mission proposée
Rattaché à l’Adjoint du Responsable Administratif du SEFCA, l’assistant a pour mission :
1. Le Secrétariat de direction et gestion des inscriptions administratives (≈ 50%)
Secrétariat de Direction
Assurer la gestion de l’agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation)
Gérer le courrier entrant et sortant
Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail)
Inscriptions administratives
Saisir les inscriptions administratives (IA) dans les applications dédiées
Vérifier la complétude des dossiers d’inscription (pièces justificatives)
Effectuer les mises à jour et corrections simples
Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions
Appui administratif à la direction
Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples)
Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)
Assurer le classement et l’archivage des documents
Participer à la circulation de l’information interne
2. La Gestion des émargements (≈ 50%)
Collecter et vérifier la complétude des émargements (signatures, dates, horaires)
Identifier les anomalies ou pièces manquantes
Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants
Saisir et mettre à jour les données de présence
Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes
Vérifier la cohérence entre émargements et planning
Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires
Notre profil idéal
BAC professionnel des métiers du secrétariat souhaité, Expérience en gestion administrative ou scolarité appréciée.
Les activités nécessitent de la polyvalence et de la rigueur compte-tenu de l’alternance des tâches et du volume des dossiers à traiter. Elles s’effectuent sur des outils numériques et des logiciels métiers. L’assistant interagit en interne avec les équipes administratives, pédagogiques, la direction et en externe avec les stagiaires, intervenants, partenaires. Il a ainsi un bon relationnel et des compétences en adéquation.
Savoirs
Notions de gestion administrative
Techniques de secrétariat
Procédures d’inscription administrative
Outils bureautiques et logiciels métiers
Savoir-faire
Saisir des données avec fiabilité
Vérifier des dossiers administratifs
Appliquer des procédures
Organiser son travail
Accueillir et informer des usagers
Savoir-être
Rigueur et sens du détail
Organisation
Discrétion professionnelle
Réactivité
Bon relationnel
CONTRAT – CONDITIONS D'EXERCICE
Prise de poste ou début de contrat prévisible : à partir du 18 mai 2025
CDD, catégorie C, de 12 mois renouvelable
Temps complet
Télétravail possible après période d’intégration
Rémunération : à partir de 1823,03 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel
Date limite de candidatures : 01er mai 2026