Responsable Administratif-ve pour l’UFR Langues et Communication
A propos de nous
AFFECTATION
L’UFR Langues et Communication de l’Université Bourgogne Europe forme 1 280 étudiants, de la Licence (L1, L2, L3) au Doctorat en passant par les masters (M1, M2). Au niveau licence, deux filières se distinguent : Langues Etrangères Appliquées (LEA) et Langues Littératures et Civilisations Etrangères et Régionales (LLCE). L’UFR propose des formations initiales et continues, des diplômes universitaires, des parcours d’agrégation, gère des unités d’enseignements transversales ainsi que des cursus intégrés et de nombreux échanges à l’international.
Elle est implantée sur le site de l’UBE de Dijon au sein du bâtiment Droit / Lettres.
L’UFR comprend :
5 départements (Allemand, Anglais, Langues slaves, Etudes hispaniques, Italien) gérés par 10 secrétariats pédagogiques et services communs ou de scolarité ;
1 unité de recherche : le Centre Interlangues (TIL)
une médiathèque, un Centre des Langues, un Centre de Ressources Pédagogiques.
L’UFR compte 79 enseignants, enseignants-chercheurs, une vingtaine de personnels administratifs et techniques, des vacataires, des intervenants professionnels et 17 lecteurs en langues.
L’UFR Langues et Communication travaille en lien étroit avec une antenne financière et un pôle logistique, tous deux mutualisés avec d’autres UFR.
Le poste de responsable administratif est placé sous l’autorité hiérarchique du directeur général des services et sous l’autorité fonctionnelle de la directrice de composante (directrice de l’UFR).
Mission proposée
Le responsable administratif (RA) est chargé de la mise en œuvre de la politique universitaire au sein de la composante.
Il participe à la définition et à la mise en œuvre des orientations et est garant du bon fonctionnement de l’ensemble des services et départements dont il assure la coordination, en matières RH, juridique, administrative, financière et en santé sécurité au travail.
Il fait le lien avec les pôles et services transversaux de l’université et contribue au déploiement des orientations de l’UBE en participant à des groupes de travail.
Ainsi, en lien avec les pôles et services de l’université, le RA a en charge :
La gestion administrative et l’encadrement. Il :
Organise et coordonne les activités des services, assure le management des équipes,
Accompagne les responsables de scolarité et de secrétariats pour la coordination de la gestion de la scolarité des étudiants et pour la gestion administrative et RH des personnels BIATSS, vacataires, enseignants chercheurs (services et charges d’enseignement…)
Gère et organise les moyens humains en fonction des emplois et des compétences, des campagnes de recrutement, de mutation
En lien avec les services du pôle Ressources Humaines, recrute, élabore les fiches de postes, assure ou délègue le recrutement, la rédaction des fiches de poste, l’évaluation et les entretiens professionnels et de formation, suit le déroulement des carrières…
La gestion budgétaire et financière en lien avec l’antenne financière et le pôle finances. Il :
Construit, analyse et suit le budget de la composante, veille à son exécution en collaboration avec la directrice de composante (ordonnateur) et les responsables de crédit qu’il conseille.
Elabore les conventions, les dossiers de financement (équipements pédagogiques …)
Analyse et suit l’exécution financière des contrats et conventions, de la contribution unique à la formation professionnelle et à l'alternance, produit les justifications
Veille au respect des marchés publics et participe à leur élaboration et analyse
Le fonctionnement des affaires générales et institutionnelles en lien avec les pôles et services supports. Il :
Garantit le conseil juridique et l’aide à la décision pour les actes administratifs et les échéances institutionnelles
Organise les séances des conseils et instances, et la mise en œuvre des délibérations
Coordonne les élections universitaires
Définit la communication interne et externe et supervise les manifestations liées à l’accueil, l’information et l’orientation (Journées Portes Ouvertes, salons, forums…)
S’assure de la gestion des moyens matériels, veille à la sécurité des biens et travaille, en lien avec les responsables et acteurs de la prévention, à la prise en compte des risques professionnels.
CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE
L’emploi est ouvert par voie de mutation ou de détachement aux fonctionnaires de catégorie A, ainsi qu’aux contractuels disposant d’une expérience dans le domaine d’activité et dans l’encadrement d’équipe dans la fonction publique.
Prise de poste ou début de contrat : dès que possible à partir du 17 mars 2025
CDD catégorie A d’un an renouvelable
Temps complet
Télétravail possible après une période d’intégration
Rémunération :
Pour les titulaires : rémunération selon grille indiciaire. Le poste est assorti d’une NBI de 30 points et d’une IFSE relevant du groupe 3 des Attachés d’Administration de l’Etat.
Pour les contractuels : à partir de 2106€ brut mensuel selon diplômes et expériences professionnelles en lien avec le domaine d’activité.
CANDIDATURES
Contacts pour information sur le poste à pourvoir :
Monsieur Alain HELLEU, Directeur Général des Services
(03.80.39.50.13)
Madame Valérie LORENTZ, Directrice du Pôle des Ressources Humaines
(03.80.39.55.02)
Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation, ainsi que le dernier compte-rendu d’entretien professionnel (selon).
Notre profil idéal
Le candidat, ayant minimum un niveau licence, a une solide expérience d’encadrement dans la fonction publique et connaît le fonctionnement de l’enseignement supérieur. Une capacité d’analyse et de synthèse ainsi que des compétences relationnelles et rédactionnelles sont indispensables notamment pour conseiller la direction de l’UFR, travailler en collaboration avec la direction générale des services et décliner les directives ministérielles, d’établissement et de composantes. Il sait identifier les enjeux, élaborer des stratégies et orientations, conduire des projets et planifier des actions.
Le candidat travaille avec rigueur, sait se documenter, recueillir les informations et analyser les situations, données et contextes pour gérer les dossiers de manière autonome et fiable. Il sait s’adapter et agir dans des situations particulières de travail, nécessitant analyse et décision dans des temps contraints. Il fait preuve de discrétion dans le cadre de ses missions et alerter si besoin.
Il maitrise les fondamentaux de la gestion des ressources humaines dans la fonction publique et démontre une capacité à fédérer et mobiliser différents acteurs pour mener à bien les missions de service public de la composante et déployer les projets. Il dispose des compétences nécessaires pour accompagner, encadrer les équipes et organiser le travail.
Il est à l’aise avec les données financières, les budgets (et tableaux de bord), maîtrise les enjeux financiers.