Responsable du Pôle de gestion des enseignants vacataires
A propos de nous
AFFECTATION
Le service des personnels enseignants (SPE) est l'un des quatre services qui composent le Pôle RH, avec le service des personnels BIATSS, le service de développement des ressources humaines et le service prospective et qualité RH. Il est constitué d’une équipe de 15 personnes.
Le SPE assure la gestion administrative et financière des personnels enseignants-chercheurs et enseignants (titulaires et non titulaires). Il se divise en deux pôles : celui des personnels permanents (enseignants-chercheurs, enseignants, enseignants non titulaires) et celui des enseignants vacataires.
Sous la responsabilité du chef de service ou de son adjointe, la responsable du pôle de gestion sera en charge d’assurer la gestion administrative et financière des enseignants vacataires de l’université et d’assurer le fonctionnement et l’encadrement du pôle dédié à la gestion des attachés et chargés d’enseignement vacataires (2 700 par an environ) au sein du SPE.
Mission proposée
Assurer le fonctionnement et l’encadrement du pôle chargé des enseignants-vacataires de l’uBE
Coordonner l’action des deux cadres C affectés au bureau, assurer leur formation au poste de travail et les évaluer
Apporter l’expertise en matière réglementaire et en gestion financière
Assurer le rôle de référent « vacataires » auprès des composantes
Rédiger des notes et rapports à la demande du chef de service
Assurer la gestion administrative et financière de dossiers d’enseignants vacataires
Assurer la mise en paiement des heures de vacation
Vérifier l’existence d’une prise en charge financière du vacataire dans le logiciel RH SIHAM Préliquidation ainsi que les éléments de paie : identité, RIB, régime des cotisations sociales. Comparer ces données avec celles du logiciel SAGHE.
Pour les nouveaux vacataires, effectuer la prise en charge du vacataire dans SIHAM Préliquidation : saisie de toutes les cartes indispensables (données état civil, RIB, situation professionnelle, adresse, etc…).
Vérifier les saisies, corriger les éventuelles erreurs, classer les pièces justificatives par ordre alphabétique pour le mois en cours et les transmettre au service de contrôle de la paie.
Référent SAGHE dans les composantes
S’approprier le mode de fonctionnement de SAGHE
Etre l’interlocuteur référent pour les collègues du service et les composantes
Notre profil idéal
Maîtriser l’utilisation des logiciels courants de bureautique (WORD, EXCEL, outils internet et messagerie)
Savoir coordonner, encadrer une équipe, fixer des objectifs et former ses collaborateurs
Savoir respecter scrupuleusement l’obligation de discrétion professionnelle
Savoir définir et gérer les priorités de travail de son bureau
Savoir s’organiser et organiser l’activité de ses collaborateurs de façon à respecter les échéances fixées
Savoir gérer simultanément des dossiers différents
Savoir contrôler l’activité et la qualité du travail fourni par ses collaborateurs
Savoir rendre compte à son supérieur des problèmes rencontrés
Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit
Savoir rédiger des rapports, des notes de synthèse et des fiches de procédures
Savoir gérer des conflits
Savoir faire preuve d’écoute, de courtoisie et de précision dans les relations professionnelles
Faire preuve de capacités d’anticipation
Etre disponible, ordonné et rigoureux
Etre en capacité de faire face à des situations de stress ou de conflit
Etre en capacité de faire évoluer des procédures et de créer des outils de gestion et documents d’aide à la décision
Les candidats auront un diplôme au minimum de niveau 4.
Une expérience dans le domaine, si elle peut être appréciée, n’est pas nécessaire.
CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE
• Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2025
• Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
• Contrat CDD 1 an renouvelable, catégorie B
• Télétravail possible après période d’intégration
• Rémunération : à partir de 1836 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel