Adjoint en gestion financière et administrative
A propos de nous
Affectation
Au sein d’une unité de formation et de recherche (UFR), d’un institut, d’une école, d’un service ou d’une antenne financière
Mission proposée
En lien avec un responsable d’antenne financière ou de référent, les missions du-de la gestionnaire financier-ère sont d’assurer le suivi financier et administratif de tout ou partie des dépenses et/ou recettes d’une entité.
La part d’exécution dans les activités ci-dessous dépend de la composante, du service, du laboratoire, de son organisation, de son effectif, du nombre de personnels amenés à se déplacer, du nombre de formations, du nombre de projets de recherche etc. Certaines de ces activités peuvent être réparties entre plusieurs gestionnaires.
Traiter les commandes
Réceptionner et faire signer les devis
Envoyer les documents validés aux fournisseurs
Créer les fournisseurs et établir des bons de commande sous SIFAC ou équivalent (Cocktail, Geslab)
Centraliser les justificatifs (bons de livraison etc.)
Valider le service fait
Mettre à jour les tableaux de suivi
Classer les dossiers
Traiter et suivre les frais de déplacement
Saisir les ordres de mission dans le logiciel SIFAC
Etablir et vérifier les états de frais de mission à rembourser
Relancer les missionnaires pour obtenir les justificatifs
Etablir des réservations de trains / hôtels sur les plateformes dédiées
Assurer le suivi des dépenses
Centraliser et organiser les différents documents
Enregistrer et vérifier les pièces et documents administratifs (factures…)
Saisir les données dans des tableaux de suivi / base de données
Mettre en forme les données pour leur exploitation
MISSIONS ET ACTIVITES SECONDAIRES
• Gérer des contrats / conventions / adhésions
• Instruire et suivre les demandes de subventions
Notre profil idéal
Nous recherchons un candidat polyvalent et organisé, possédant une formation de niveau CAP, BEP, Bac ou plus. Une expérience antérieure dans le domaine est également valorisée.
Compétences et qualifications
Connaissances en gestion administrative et budgétaire : Une compréhension des règles en vigueur est requise ou doit être acquise rapidement.
Maîtrise des outils bureautiques : La maîtrise de logiciels tels que Word et Excel est indispensable.
Adaptabilité technologique : Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux outils et logiciels.
Connaissance des logiciels spécialisés : Une expérience avec le logiciel SIFAC ou ses équivalents (Cocktail, Geslab) serait un atout.
Qualités personnelles
Adaptabilité organisationnelle : Capacité à se situer dans l'organisation et à travailler efficacement en équipe.
Autonomie et organisation : Capacité à organiser son travail de manière autonome et efficace.
Communication : Savoir partager l’information de manière claire et rendre compte de son activité.
Discrétion : Faire preuve de discrétion professionnelle en toutes circonstances.
Un programme de formation aux logiciels métiers sera proposé au cours des premiers mois de la prise de fonctions pour faciliter l'intégration et l'adaptation au poste.
CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE
Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2025
Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
Contrat : CDD, renouvelable
Télétravail possible après période d’intégration
Rémunération : A partir de 1 806 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel
CANDIDATURES
Date limite de réception des candidatures : JEUDI 05 JUIN 2025
Les candidats retenus seront convoqués par mail à partir du 10 juin exclusivement pour un entretien aux alentours du 26 juin.
Les candidats qui auront été vus en entretien recevront la deuxième quinzaine de juillet un mail les informant de la suite donnée à leur candidature