Gestionnaire administratif et pédagogique

Les missions du-de la gestionnaire administratif-ve et pédagogique sont :

• Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants (apprenants) durant leur cycle de formation depuis la candidature jusqu’à la délivrance du diplôme,

• Accueillir, informer et renseigner les usagers et partenaires (apprenants, enseignants, particuliers…)
  

La part d’exécution dans les activités ci-dessous dépend de la composante, de son organisation, de son effectif, du nombre d’étudiants, du nombre de formations etc. Certaines de ces activités peuvent être réparties entre plusieurs gestionnaires.

• Accueillir, renseigner, informer, orienter et guider les apprenants tout au long de l’année

• Accompagner les enseignants dans la mise en œuvre de leur formation

• Gérer les candidatures administratives nationales et internationales selon les dispositifs (ecandidat, Parcoursup, MonMaster, Etudes en France, Erasmus…) : documents et pièces, commissions, dossiers, avis…

• Participer au processus des inscriptions administratives

• Gérer les inscriptions pédagogiques

• Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l’année

• Assurer la préparation et la modélisation de l'offre de formation dans les applications concernées (APOGEE, PEGASE, AMETYS, outil de référentiel de l’offre de formation…)

• Construire et mettre à jour l’emploi du temps relatif au parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique

• Constituer et suivre les groupes de TD et TP

• Assurer la gestion administrative des conventions de stages 

• Organiser les examens et en assurer le bon déroulement : établir le calendrier, le planning de surveillance, réserver les salles, convoquer les apprenants, recueillir et reprographier les sujets

• Collecter et saisir les notes

• Préparer les jurys : vérifier et corriger les calculs, élaborer les PV provisoires, assister aux jurys et établir le PV définitif 

• Diffuser les résultats aux apprenants (affichage, relevé de notes, attestation de réussite, diplômes et suppléments)

• Gérer les archives

Missions et activités secondaires

• Saisir des données et renseigner des indicateurs à des fins statistiques (effectifs), participer à l’élaboration, la diffusion et l’analyse d’enquêtes

• Participer à l’organisation d’actions de communication et d’information (journées « Portes Ouvertes » …)

• Participer à la vie institutionnelle de la composante (élections…)

• Assurer le secrétariat d’un département :

  Préparer les réunions du département (préparation administrative et logistique),

  Suivre les commandes