Chargé de gestion de formation
A propos de nous
Le SEFCA est le Service commun de Formations Continue et par Alternance, de l'Université Bourgogne Europe.
Il gère toute la gestion et le développement de la formation continue et de l'alternance, au sein de l'Université.
Il accueille les publics en reprise d'études et professionnalisation. Il assure également le conseil auprès des entreprises en relation avec les partenaires institutionnels.
Mission proposée
En lien étroit avec un ou plusieurs ingénieurs pédagogiques, le la Chargé(e) de Gestion de formation accueille, informe et oriente le public d’alternance et de formation continue. Ill elle gère administrativement des parcours individuels en apprentissage et en formation continue, participe le cas échéant à l’organisation de salons, journées portes ouvertes, de conférences. Il elle alimente en données d’exploitation du système d’information.
– Accueil et renseigne le public (visites, téléphone, mails) des usagers (entreprises, individus, financeurs) sur les formations dédiées et les modalités d’accès, en collaboration avec l’ingénieur de formation, assure la relation avec les stagiaires, les entreprises, les OPCOs, Pôle Emploi, Transition pro, pendant la durée de la formation et après
– Gère les candidatures dans les formations dédiées : réceptionner les dossiers de candidatures via e-Candidat, vérifier leur complétude, assurer la relance le cas échéant, vérifier la conformité des pièces justificatives, le cas échéant assurer un suivi des dossiers incomplets.
– Gère les contrats et conventions de formation : envoyer aux futurs stagiaires le dossier d’alternance ou de formation continue, en assurer le retour et le pointage, établir les devis de formation, subsidiairement aux ingénieurs de formation, établir les contrats, conventions et avenants de formation, relancer les retardataires, suivi des dossiers et des émargements
– Liaison avec la facturation interne du service via les dossiers partagés
– Etablit les attestations de suivi et d’assiduité, classement des dossiers, attestations de présence.
Notre profil idéal
Niveau d’études requis : BAC minimum
Cette fonction requiert une grande rigueur, une capacité d'organisation pour gérer la charge de travail et une très bonne réactivité. Elle exige des connaissances pratiques en matière de formation continue, de la VAP et de la VAE ; de l’alternance associée à une connaissance de la diversité du public de la FC et des besoins de formation.
Une connaissance du milieu universitaire ou éducatif serait appréciée.
Connaissances pratiques de base sur la réglementation de la formation continue, de la VAP et de la VAE ; de l’alternance
Connaitre la diversité des publics de la FC, leurs besoins de formation
Connaitre les programmes de financement de la formation
Maitriser les techniques de secrétariat
Maitriser la mise en œuvre des logiciels bureautiques courants (traitement de textes, tableur)
Hiérarchiser l’importance des courriers, courriels et appels téléphoniques
Renseigner des logiciels métiers (Apogée inscription administrative, System Univ pour l’élaboration des contrats et conventions, logiciels partenaires AREF, KAIROS…)
Gérer le système de classement
Maîtriser les outils informatiques
Avoir le sens du travail en équipe, de la communication et celui de la confidentialité
Faire preuve de fiabilité et de disponibilité
Contrat – Conditions d'exercice
• Début de contrat prévisible : 02 mai 2025
• Fin de contrat prévisible : 30 avril 2026
• Contrat CDD 1 an renouvelable
• Télétravail possible après une période d’intégration
• Rémunération : A partir de 1836 € brut mensuel selon diplôme, expérience et parcours professionnel
Date limite de dépôt des candidatures : JUSQU’AU 10 avril 2025