Gestionnaire administratif : admissions et dossiers transversaux
A propos de nous
L’activité s’exercera au sein du service Réglementation et Gestion de l’Offre de Formation (RGOF) intégré au Pôle Formation, sous la responsabilité de l’Adjoint à la Responsable de service.
Composé de 10 personnes, le service Réglementation et Gestion de l’Offre de Formation assure le bon déroulement des études et de la scolarité étudiante à l’Université Bourgogne Europe, depuis la candidature et l’admission des étudiants, et ce jusqu’à leur diplomation.
A ce titre, en conformité avec la réglementation et la politique définie par les instances de l’université, le service assure notamment :
le suivi et la publication de l’offre de formation
la gestion des commissions et conseils
le paramétrage et le suivi des applications nationales d’admission (Parcoursup – Mon Master)
le pilotage des dispositifs transversaux en lien avec les composantes (inscriptions, validation d’acquis, césure…)
le pilotage fonctionnel des applications métiers liés à la scolarité et l’offre de formation (Apogée – Pégase – eCandidat – Ametys)
Mission proposée
Gestion et pilotage des admissions et inscriptions
Participer au pilotage des campagnes d’admission via les plateformes Parcoursup et Mon Master, en assurant leur paramétrage et en répondant aux demandes d’information des utilisateurs.
Produire les tableaux de suivi destinés aux instances de l’UBE, en garantissant la qualité et la fiabilité des données.
Assurer la transmission des informations aux composantes et suivre rigoureusement les retours.
Réaliser les extractions de données nécessaires au suivi statistiques.
Gestion administrative des dossiers étudiants
Assurer le suivi administratif des dossiers individuels et la réponse aux étudiants, notamment pour les césures, exonérations, validations d’études supérieures (VES), dérogations…, en garantissant le respect des procédures et en lien avec les composantes.
Organiser la logistique des commissions (planification, réservation de salles, préparation et transmission des dossiers), et notifier les décisions aux étudiants dans les délais impartis.
Suivre les demandes en cours et produire des statistiques à des fins de pilotage.
Coordination du dossier spécifique : CPGE
Assurer la liaison avec les établissements partenaires pour la gestion des inscriptions et validations d’études supérieures (VES), en veillant à la bonne communication et au respect des échéances.
En collaboration avec les composantes, assurer la désignation des enseignants-chercheurs amenés à siéger aux commissions d’admission et d’évaluation organisées au sein des lycées.
S’assurer du paramétrage et la mise à jour des procédures sur la plateforme eCandidat pour les VES, en assurant une communication claire auprès des utilisateurs.
Gestion de dossiers transversaux et ponctuels
En étroite collaboration avec la Responsable de service et son Adjoint :
Prendre en charge la gestion de dossiers transversaux ou ponctuels,
Assurer si besoin la rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus des conseils centraux (CP-CFVU-CAC)
Notre profil idéal
Baccalauréat au minimum dans le domaine secrétariat, gestion administrative
Expérience souhaitable en gestion administrative
Connaissances
Connaître l'environnement professionnel (université, organisation des études, services de scolarité)
Maîtriser les outils bureautiques (Word – Excel…)
Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
La maîtrise ou la connaissance de Parcoursup / Mon Master serait un plus
Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint
Savoir rendre compte
Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir travailler en équipe
Savoir analyser et gérer les demandes d’information
Savoir gérer des informations et des données
Compétences comportementales
Sens de l’organisation
Autonomie, rigueur, fiabilité et sens du détail
Sens relationnel
CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE
Prise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026
Fin de contrat prévisible : 31/08/2027
CDD 1 an, renouvelable, catégorie B
Temps complet
Télétravail possible après période d’intégration
Rémunération : 1870 à 2067€ brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel
CANDIDATURE
Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.
Date limite de candidature : 16/08/2026